Ajouter des numéros de série aux produits et commandes

Les numéros de série vous permettent de suivre des unités physiques individuelles d’un produit dès leur arrivée dans votre entrepôt, via le picking et l’emballage, sur les étiquettes d’expédition, et même lorsqu’elles reviennent en retour. Cet article explique tout ce que vous pouvez faire avec les numéros de série dans ChannelDock.

Chaque numéro de série scanné est enregistré comme un enregistrement item unique contenant le numéro de série, un batch ID optionnel et une date d’expiration optionnelle. Cet item est ensuite lié à la livraison à laquelle il est arrivé et — une fois l’unité expédiée — à la ligne de commande à laquelle il appartient. C’est ce qui rend une unité unique traçable sur l’ensemble de son cycle de vie dans ChannelDock.

Activer les numéros de série pour un produit

Pour activer les numéros de série pour un produit, accédez à la page « All Products », ouvrez le produit et, dans Settings, définissez « Use serial no. » sur « Yes ». Cliquez sur Update Product Information pour enregistrer.

Les bundles et les numéros de série sont mutuellement exclusifs. Un produit peut être un bundle ou utiliser des numéros de série, mais pas les deux — activer l’un désactive automatiquement l’autre. Pour suivre les numéros de série des composants individuels d’un bundle, activez les numéros de série sur chaque produit enfant du bundle. Lors du pick & pack, ChannelDock vous demandera alors de scanner un numéro de série pour chaque produit enfant du bundle.

Vous pouvez également activer les numéros de série pour plusieurs produits à la fois via la fonction bulk edit des produits, ou définir la colonne require_serial_number dans l’import Excel produit.

Valider les numéros de série avec un motif regex

Lorsque les numéros de série sont activés, vous pouvez éventuellement définir un serial number regex pour imposer un format spécifique. Cela évite les fautes de frappe et garantit que chaque numéro de série scanné correspond au motif attendu.

1. Ouvrez le produit et faites défiler jusqu’à la section Settings.
2. Dans le champ Serial number regex, saisissez une expression régulière valide (sans délimiteurs). Laissez le champ vide pour accepter tout format.
3. Cliquez sur Update Product Information pour enregistrer.

Le regex est validé à chaque scan d’un numéro de série — lors des livraisons, du pick & pack et (pour les centres de fulfillment) sur l’application native. Si un numéro de série ne correspond pas au motif, il est rejeté avec le message « Serial number does not match the expected format » et le champ est effacé.

Exemples

Regex	Format autorisé
^[A-Z0-9]{10}$	Exactement 10 lettres majuscules et/ou chiffres
^[0-9]{8}$	Exactement 8 chiffres
^SN-[A-Z]{4}-[0-9]{6}$	p. ex. SN-ABCD-123456
(vide)	Tout format est accepté

Le motif regex peut également être importé en masse via l’import Excel produit (colonne serial_number_regex), est envoyé dans les payloads webhook produit et est disponible dans l’API de l’application native.

Réception de livraisons avec numéros de série

Lors de la réception d’une livraison, scannez les numéros de série pour chaque produit. Outre les numéros de série, vous pouvez capturer des données de traçabilité supplémentaires par ligne de livraison :

• Expiration date (optionnel)
• Batch ID (optionnel)
• Serial numbers (un par unité)

Ouvrez la livraison, cliquez sur le bouton Serial / Exp. date / Batch sur une ligne de livraison pour ouvrir la fenêtre de traçabilité, et scannez ou saisissez les numéros de série. Le nombre de numéros de série ajoutés doit correspondre à la quantité reçue. Vous pouvez coller une liste de numéros de série séparés par des espaces dans le champ pour en ajouter plusieurs à la fois.

Si un serial number regex est défini sur le produit, chaque valeur scannée est validée avant d’être enregistrée. Les numéros de série scannés à cette étape sont pré-enregistrés : ils sont liés au produit de livraison mais pas encore à une commande.

Une fois la livraison marquée comme traitée, les données de traçabilité deviennent en lecture seule — le bouton devient une icône en consultation seule et les champs ne peuvent plus être modifiés.

Suivi des commandes avec numéros de série

Lors du processus pick-and-pack, scannez le numéro de série de chaque unité pour le lier à la commande. ChannelDock gère automatiquement deux cas :

• Numéro de série pré-enregistré : si le numéro de série a déjà été scanné lors de la réception de la livraison, l’item existant est connecté à la ligne de commande.
• Nouveau numéro de série : si le numéro de série n’était pas pré-enregistré, un nouvel enregistrement item est créé à la volée et lié à la commande.

Vous devez scanner tous les numéros de série requis avant de pouvoir générer des étiquettes. Si un numéro de série manque, ChannelDock bloque l’action avec le message « Scan all serial numbers before continuing! »

Prévention des doublons et des incohérences

• Si vous scannez un numéro de série déjà lié à une autre commande, vous verrez : « Serial number already in use for order: #… » et le champ est effacé.
• Si vous scannez un numéro de série appartenant à un autre produit, vous verrez : « Serial number from different product! »
• Si vous scannez un numéro de série ne correspondant pas au regex du produit, vous verrez : « Serial number does not match the expected format »

Effacer un numéro de série d’une commande supprime l’item (s’il a été créé à la volée) ou le déconnecte (s’il a été pré-enregistré lors de l’inbound), le laissant libre d’être réutilisé.

Accédez à la page « All orders », ouvrez la commande souhaitée pour vérifier les numéros de série des produits expédiés. Les numéros de série apparaissent également comme colonne dans la liste des commandes.

Traitement des retours avec numéros de série

Les numéros de série jouent également un rôle lors du traitement des retours. Lorsqu’un client retourne une commande, ChannelDock affiche les numéros de série expédiés avec la commande d’origine directement dans la fenêtre de retour — sous forme de badges à côté du produit retourné. Cela vous aide à vérifier que le client retourne bien l’unité qu’il a reçue.

Si le produit avait des numéros de série connectés à la commande, le bouton Restock ouvre une fenêtre dédiée aux numéros de série au lieu de remettre en stock immédiatement. Dans cette fenêtre, vous pouvez :

• Voir quels numéros de série étaient connectés à la ligne de commande d’origine.
• Scanner ou sélectionner les numéros de série effectivement retournés.
• Cliquer sur Remove serial numbers pour déconnecter ces numéros de série de la ligne de commande. Ils sont alors libres d’être reçus à nouveau en stock.

Une fois les numéros de série déconnectés, le produit retourné peut être remis en stock à l’emplacement souhaité. Le mouvement de stock est enregistré dans le journal d’inventaire comme événement return_restocked.

Important : si aucun numéro de série n’a jamais été connecté à la ligne de commande, le retour remet simplement la quantité en stock sans l’étape des numéros de série.

Recherche par numéro de série

Utilisez la barre Search Everything (Ctrl+Space) pour localiser un numéro de série. Les résultats affichent à la fois la livraison sur laquelle le numéro de série a été reçu, et — si le numéro de série a été expédié — la commande à laquelle il est lié.

Numéros de série sur les étiquettes et dans les exports

Les numéros de série sont imprimés sur les étiquettes d’expédition et les bordereaux d’emballage, afin que la bonne unité puisse toujours être identifiée chez le client ou au poste d’emballage. Chaque numéro de série apparaît comme ligne de code-barres sur l’étiquette.

Les numéros de série sont également inclus dans les exports et rapports suivants :

• Order history export — colonne serial_numbers séparée par des pipes par ligne de commande.
• Shipment history export — numéros de série au niveau étiquette et au niveau item.
• Product export — indicateur require_serial_number par produit.

Journal de traçabilité par produit

Chaque produit utilisant des numéros de série dispose d’une vue Traceability dédiée dans le journal d’inventaire sur la page produit. Filtrez le journal d’inventaire par la catégorie Traceability pour voir un tableau de chaque item jamais enregistré pour ce produit, avec les colonnes order ID, delivery ID, serial number, batch ID, expiration date et action. Vous pouvez rechercher dans ce tableau par numéro de série, batch ID, date d’expiration ou order ID pour trouver instantanément où se trouve — ou se trouvait — une unité spécifique.

La suppression des données de traçabilité d’un produit est enregistrée comme événement serial_number_deleted dans le journal d’inventaire.

Numéros de série sur l’application native

Pour les centres de fulfillment, les numéros de série peuvent être scannés via l’application native ChannelDock. L’application utilise la même validation regex, les mêmes contrôles inter-produits et la même prévention des doublons que l’application web, de sorte que les numéros de série scannés sont validés par rapport au regex du produit avant d’être acceptés. L’application native bloque également l’exécution d’une ligne de commande tant que le nombre de numéros de série scannés ne correspond pas à la quantité commandée.

Résumé

Où	Ce qui se passe
Product settings	Activer les numéros de série et définir un motif regex optionnel
Deliveries	Pré-enregistrer les numéros de série (plus date d’expiration et batch ID) à la réception
Pick & pack	Scanner les numéros de série pour lier les items à la commande ; doublons et incohérences inter-produits bloqués
Orders	Voir les numéros de série expédiés dans les détails de commande et la liste des commandes
Returns	Vérifier les numéros de série retournés, les déconnecter de la commande et remettre en stock
Labels & exports	Numéros de série imprimés sur les étiquettes et inclus dans les exports commande/expédition/produit
Traceability log	Historique par produit de chaque numéro de série, recherchable par numéro de série, batch ou commande
Search Everything	Trouver la livraison et la commande auxquelles appartient un numéro de série
Native app	Scanner les numéros de série en mobilité avec la même validation et les mêmes contrôles d’exécution

En implémentant les numéros de série, vous pourrez mieux gérer vos produits et commandes, rendre les retours vérifiables, imprimer la bonne unité sur chaque étiquette et conserver un suivi précis par unité de votre inventaire.