Configuration des profils et règles de facturation
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Les profils et règles de facturation définissent comment chaque vendeur est facturé. Un profil est un modèle de facturation ; les règles à l’intérieur de ce profil précisent quoi facturer et dans quelles conditions.
Ce guide vous accompagne dans la création de profils, la configuration des règles et le test de votre configuration avant le premier export de facture réel.
Étape 1 : Ouvrir les profils de facturation
- Accédez à Administration > Invoicing.
- Cliquez sur Manage profiles.
- Cliquez sur New profile pour créer un profil, ou ouvrez un profil existant pour le modifier.
- Saisissez un name (par exemple Standard fulfillment ou Premium EU) et une description optionnelle.
- Définissez VAT rate (%) ou Sales tax rate (%) — par défaut 21 % pour les centres UE. Le libellé s’adapte au pays de votre centre.
- Définissez les options du profil :
| Toggle | When to use |
|---|---|
| Include storage costs | Facturer le stockage pour le stock entrepôt cartographié |
| Include manufacturing costs | Facturer les coûts de manufacturing par unité depuis les paramètres produit (définis sur chaque produit sous Warehouse > All products) |
| Include warehouse tasks | Facturer les charges de tâches du module tasks |
| Include verified surcharges | Ajouter les surcharges transporteur validées à la facture |
| Exclude manual shipments | Ignorer les expéditions créées manuellement hors flux normal |
| Include reverted labels | Facturer les étiquettes d’expédition annulées/revertées (exclues par défaut) |
| Minimum orders per month | Seuil avant l’application de certaines règles |
- Marquez un profil comme Default — il est présélectionné lors de la création d’un nouvel export de facture.
Conseil : Utilisez Duplicate profile pour copier un profil existant avec toutes ses règles, conditions et paliers de frais — utile lors de l’onboarding d’un vendeur sur un contrat similaire.
Note : Les coûts de manufacturing sont contrôlés par l’option du profil et les valeurs par produit — pas par des règles de facturation. N’ajoutez pas de règle manufacturing séparée.
Étape 2 : Ajouter des règles de facturation
- Ouvrez un profil depuis Manage profiles et cliquez sur Rules (ou ouvrez la ligne du profil).
- Cliquez sur New rule.
- Configurez la règle :
| Field | Description |
|---|---|
| Name | Libellé interne, ex. Pick & pack per order |
| Charge type | Comment le frais est calculé (voir tableau ci-dessous) |
| Amount / tiers | Valeur du frais ou points de rupture par paliers |
| Cost category | Pick & pack, shipment costs, storage, surcharge, etc. |
| Priority | Ordre d’exécution — les numéros plus bas s’exécutent en premier |
Types de charge
| Charge type | Use when |
|---|---|
| Fixed | Un frais fixe par événement correspondant |
| Per order | Un frais par commande |
| Per shipment | Un frais par expédition/étiquette |
| Per item | Frais × quantité de ligne |
| Per SKU | Frais par SKU distinct |
| Per kg | Facturation basée sur le poids |
| Percentage | Majoration % d’une base (ex. prix d’étiquette d’expédition) |
| Pass through carrier rate per shipment | Prix d’étiquette exact depuis ChannelDock |
| Tiered | Tarifs différents aux seuils de volume ou de poids |
- Enregistrez la règle et répétez pour chaque frais du contrat.
Exemple de jeu de règles :
| Priority | Rule | Charge type |
|---|---|---|
| 10 | Pick & pack | Per order — €3.95 |
| 20 | Multi-pick | Per item — €0.85 |
| 30 | Storage | Per kg — €0.15 |
| 40 | Shipping labels | Pass through label price |
| 50 | DHL markup | Percentage — 110% of label price |
Étape 3 : Définir des conditions
Les conditions contrôlent quand une règle s’applique.
- Ouvrez une règle et accédez à Conditions.
- Construisez un condition group avec une logique AND / OR. Imbriguez des groupes pour des contrats complexes.
- Chaque condition utilise : entity + field + operator + value.
Entités de condition courantes
- Order — channel, country, weight, status
- Order product — SKU, EAN, quantity
- Shipment — carrier, service, destination
- Product — packaging category, dimensions
- Seller — pour les cas particuliers dans un profil partagé
- Package — type d’emballage sur la commande
Exemple : (carrier = DHL AND country = NL) OR (carrier = DPD AND weight > 20 kg)
Extra shipment labels: Les deuxième et troisième étiquettes d’une commande (la ligne EXTRA_SHIPMENT) peuvent hériter de l’emballage et du prix d’étiquette de la première étiquette de la même commande lors de l’évaluation de facturation. Les règles pick & pack basées sur l’emballage peuvent donc aussi correspondre sur ces étiquettes.
- Enregistrez les conditions et utilisez Test profile pour valider sur une plage de dates avant la facturation.
Priorité des règles et actions groupées
- Les règles s’exécutent par ordre de priorité — numérotez-les 10, 20, 30… pour pouvoir insérer des règles plus tard.
- Drag to reorder lorsqu’aucun filtre n’est actif.
- Bulk actions : activer/désactiver, supprimer, copier des règles vers d’autres profils, ou appliquer frais/conditions en masse.
Importer des règles produit
Pour des frais de pick spécifiques par SKU ou EAN, utilisez Import product rules dans la modale des règles pour télécharger une feuille de calcul au lieu de créer les règles une par une.
| Column | Content |
|---|---|
| A | EAN or SKU |
| B | Cost per item |
Chaque ligne devient une règle de facturation correspondant au SKU ou EAN, facturée par article. Vous pouvez éventuellement remplacer les règles existantes single-SKU / single-EAN du profil avant l’import.
Lien avec les paramètres Administration classiques
Certains coûts sont configurés dans All financials (coûts de pick par vendeur/produit, emballage, remplacements transporteur, stockage sur sections entrepôt).
Invoicing peut facturer la même activité entrepôt, ou vous pouvez modéliser entièrement les frais dans les règles de facturation. Choisissez une approche par type de frais pour éviter les doubles charges.
Checklist avant votre premier export
- [ ] Au moins un profil de facturation existe avec un profil par défaut défini
- [ ] Taux de TVA/taxe de vente défini par profil
- [ ] Chaque frais contractuel a une règle correspondante (ou option manufacturing activée avec coûts produit renseignés)
- [ ] Conditions testées avec Test profile
- [ ] Priorités de règles définies (spécifique avant général)
- [ ] Surcharges vérifiées importées pour la période (si facturation des surcharges)
- [ ] Sections entrepôt cartographiées (si facturation du stockage)
Suivant : Création d’exports de factures
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