Premiers pas avec Smart Invoicing
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Invoicing aide les centres de fulfillment à facturer automatiquement les vendeurs connectés en fonction de l’activité entrepôt — pick & pack, stockage, étiquettes d’expédition, surcharges et tous les frais personnalisés que vous définissez dans un contrat.
Au lieu de créer des factures manuellement dans des feuilles de calcul, vous configurez une fois les profils de facturation et les règles. ChannelDock calcule ensuite les charges à partir des données opérationnelles réelles et vous permet d’exporter des factures PDF et XLSX prêtes pour le client par vendeur et période.
Où trouver Invoicing
Invoicing se trouve sous Administration dans le portail du centre de fulfillment. Vous avez besoin des permissions center admin pour y accéder.
- Connectez-vous à votre compte ChannelDock fulfillment center.
- Dans le menu de gauche, ouvrez Administration.
- Cliquez sur Invoicing — ou accédez directement à Invoicing (beta).
Le menu Administration contient également :
- All financials — aperçu opérationnel des frais par vendeur
- Surcharges — ajustements transporteur à importer et valider
- Invoicing — profils, règles et exports de factures
Aperçu d’Invoicing
La page Invoicing est votre poste de pilotage de facturation :
- Manage profiles — créer et modifier les profils de facturation et leurs règles
- New invoice — demander un export PDF/XLSX pour un vendeur et une période de facturation
- Options — détails de paiement (IBAN/BIC) et préréglages d’export
- Export history — Timeline (par défaut) affiche une grille de couverture vendeur × mois pour les 12 derniers mois ; Table est une liste filtrable de tous les exports
Ce que couvre Invoicing
Invoicing est conçu pour les coûts que vous refacturez aux clients vendeurs :
| Cost area | Examples |
|---|---|
| Fulfillment | Pick & pack, options de commande, emballage, stockage, tâches |
| Manufacturing | Coûts de production par unité sur les produits expédiés (option du profil) |
| Shipping | Prix des étiquettes, tarifs transporteur en refacturation, paliers par pays |
| Surcharges | Ajustements transporteur post-livraison validés |
| Custom fees | Minimums mensuels, majorations en pourcentage, tarifs par volume |
Les données opérationnelles proviennent des commandes, expéditions, scans entrepôt et création d’étiquettes. Vos règles de facturation décident quoi facturer et quand chaque règle s’applique.
Comment fonctionne la facturation (4 étapes)
- Créer des profils de facturation — Regrouper les configurations de facturation (par exemple Standard vs Premium EU). Définir un profil par défaut pour les nouveaux exports.
- Ajouter des règles à chaque profil — Définir les types de charges et montants (fixe, par commande, par expédition, par article, par SKU, par kg, pourcentage, refacturation du prix d’étiquette ou par paliers).
- Définir des conditions sur chaque règle — Filtrer par commande, expédition, produit, vendeur, transporteur, emballage, etc. Les règles s’exécutent par ordre de priorité (numéros plus bas en premier).
- Créer des exports de factures — Générer des fichiers PDF et XLSX pour un vendeur et une plage de dates. Modifier la facture HTML dans le portail si nécessaire, puis envoyer à votre client.
Poursuivez avec :
Avant de commencer
Avant de facturer les vendeurs, assurez-vous que les données sous-jacentes sont en place :
Vendeurs connectés
Chaque vendeur que vous facturez doit être connecté à votre centre de fulfillment. Voir All sellers.
Configuration des frais de fulfillment
Les coûts pick & pack, l’emballage, les options de commande et le stockage peuvent aussi être configurés dans All financials. Les règles de facturation peuvent facturer la même activité entrepôt — ou vous pouvez modéliser entièrement les frais dans les règles de facturation. Évitez de configurer le même frais deux fois.
Expédition et étiquettes
Configurez les tarifs transporteur sous Settings > Carriers. Importez les frais post-livraison via Gestion des surcharges d’expédition ou upload label prices with track & trace.
Cartographie entrepôt (pour le stockage)
La facturation du stockage nécessite des sections d’entrepôt cartographiées. Voir Warehouse mapping.
Coûts de manufacturing (optionnel)
Si vous facturez les coûts de production, définissez Manufacturing costs par produit sous Warehouse > All products. Activez Include manufacturing costs on invoice sur le profil de facturation pour ajouter une ligne par unité pour chaque produit expédié.
Paramètres du profil
Chaque profil de facturation inclut des options et paramètres fiscaux qui déterminent ce qui apparaît sur la facture :
| Setting | Default | Effect |
|---|---|---|
| VAT rate (%) / Sales tax rate (%) | 21% (EU) | Taux de taxe appliqué sur les factures générées. Le libellé s’adapte au pays de votre centre (TVA pour UE/UK, sales tax pour US). |
| Include storage costs | On | Facture les frais de stockage pour la période |
| Include manufacturing costs | Off | Facture les coûts de manufacturing par unité depuis les paramètres produit |
| Include warehouse tasks | On | Facture les charges de tâches |
| Include verified surcharges | On | Ajoute les surcharges transporteur validées |
| Exclude manual shipments | Off | Ignore les expéditions créées manuellement |
| Include reverted labels | Off | Facture les étiquettes d’expédition annulées/revertées (désactivé par défaut) |
| Minimum orders per month | 0 | Seuil avant l’application de certaines règles |
Les factures utilisent la devise d’affichage de votre centre (configurée dans les paramètres du centre). Les exports PDF et XLSX incluent le taux de TVA/taxe de vente du profil.
Voir Configuration des profils et règles de facturation pour les détails.
Conseils pour un déploiement fluide
- Commencez avec un profil — Validez l’export par rapport à un calcul manuel avant de déployer à tous les clients.
- Utilisez des noms de profil clairs — Des noms comme Standard EU ou Premium + pass-through shipping aident les équipes finance à choisir rapidement le bon export.
- Gardez les priorités de règles intentionnelles — Les numéros de priorité plus bas s’exécutent en premier. Placez les règles spécifiques au-dessus des repli généraux.
- Simulez avant de facturer — Utilisez Test profile dans la modale des règles pour tester les frais sur une plage de dates.
- Alignez les périodes de facturation — La plupart des centres facturent mensuellement. Faites correspondre la plage de dates d’export à la période contractuelle attendue par vos vendeurs.
Articles connexes
- Configuration des profils et règles de facturation
- Création d’exports de factures
- Gestion des surcharges d’expédition
- Administration (pick & pack, emballage, transporteurs)
Si vous avez besoin d’aide pour configurer un accord tarifaire complexe, contactez ChannelDock support.
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