Primeros pasos con Smart Invoicing

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Invoicing ayuda a los centros de fulfillment a facturar automáticamente a los vendedores conectados según la actividad del almacén — pick & pack, almacenamiento, etiquetas de envío, recargos y cualquier tarifa personalizada que defina en un contrato.

En lugar de crear facturas manualmente en hojas de cálculo, configura una vez los perfiles de facturación y las reglas. ChannelDock calcula entonces los cargos a partir de datos operativos reales y le permite exportar facturas PDF y XLSX listas para el cliente por vendedor y periodo.

Dónde encontrar Invoicing

Invoicing se encuentra en Administration en el portal del centro de fulfillment. Necesita permisos de center admin para acceder.

Inicie sesión en su cuenta ChannelDock fulfillment center.
En el menú izquierdo, abra Administration.
Haga clic en Invoicing — o vaya directamente a Invoicing (beta).

El menú Administration también contiene:

All financials — resumen operativo de tarifas por vendedor
Surcharges — ajustes de transportistas para importar y validar
Invoicing — perfiles, reglas y exportaciones de facturas

Resumen de Invoicing

La página Invoicing es su panel de control de facturación:

Manage profiles — crear y editar perfiles de facturación y sus reglas
New invoice — solicitar una exportación PDF/XLSX para un vendedor y periodo de facturación
Options — detalles de pago (IBAN/BIC) y presets de exportación
Export history — Timeline (predeterminado) muestra una cuadrícula de cobertura vendedor × mes de los últimos 12 meses; Table es una lista filtrable de todas las exportaciones

Step 2

Qué cubre Invoicing

Invoicing está diseñado para los costes que refactura a clientes vendedores:

Cost area	Examples
Fulfillment	Pick & pack, opciones de pedido, embalaje, almacenamiento, tareas
Manufacturing	Costes de producción por unidad en productos enviados (opción del perfil)
Shipping	Precios de etiquetas, tarifas de transportistas en refacturación, niveles por país
Surcharges	Ajustes de transportistas post-entrega validados
Custom fees	Mínimos mensuales, recargos porcentuales, tarifas por volumen

Los datos operativos provienen de pedidos, envíos, escaneos de almacén y creación de etiquetas. Sus reglas de facturación deciden qué cobrar y cuándo aplica cada regla.

Cómo funciona la facturación (4 pasos)

Crear perfiles de facturación — Agrupar configuraciones de facturación (por ejemplo Standard vs Premium EU). Asignar un perfil predeterminado para nuevas exportaciones.
Añadir reglas a cada perfil — Definir tipos de cargo e importes (fijo, por pedido, por envío, por artículo, por SKU, por kg, porcentaje, refacturación del precio de etiqueta o por niveles).
Definir condiciones en cada regla — Filtrar por pedido, envío, producto, vendedor, transportista, embalaje, etc. Las reglas se ejecutan por orden de prioridad (números más bajos primero).
Crear exportaciones de facturas — Generar archivos PDF y XLSX para un vendedor y rango de fechas. Editar la factura HTML en el portal si es necesario, luego enviar a su cliente.

Continúe con:

Antes de empezar

Antes de facturar a vendedores, asegúrese de que los datos subyacentes están en su lugar:

Vendedores conectados

Cada vendedor que factura debe estar conectado a su centro de fulfillment. Vea All sellers.

Configuración de tarifas de fulfillment

Los costes de pick & pack, embalaje, opciones de pedido y almacenamiento también pueden configurarse en All financials. Las reglas de facturación pueden cobrar la misma actividad de almacén — o puede modelar las tarifas enteramente en reglas de facturación. Evite configurar la misma tarifa dos veces.

Envío y etiquetas

Configure tarifas de transportistas en Settings > Carriers. Importe tarifas post-entrega mediante Gestión de recargos de envío o upload label prices with track & trace.

Mapeo de almacén (para almacenamiento)

La facturación de almacenamiento requiere secciones de almacén mapeadas. Vea Warehouse mapping.

Costes de manufacturing (opcional)

Si factura costes de producción, establezca Manufacturing costs por producto en Warehouse > All products. Active Include manufacturing costs on invoice en el perfil de facturación para añadir una línea por unidad para cada producto enviado.

Configuración del perfil

Cada perfil de facturación incluye opciones y ajustes fiscales que determinan qué aparece en la factura:

Setting	Default	Effect
VAT rate (%) / Sales tax rate (%)	21% (EU)	Tipo impositivo aplicado en facturas generadas. La etiqueta se adapta al país de su centro (IVA para UE/UK, sales tax para US).
Include storage costs	On	Factura tarifas de almacenamiento del periodo
Include manufacturing costs	Off	Factura costes de manufacturing por unidad desde ajustes de producto
Include warehouse tasks	On	Factura cargos de tareas
Include verified surcharges	On	Añade recargos de transportistas validados
Exclude manual shipments	Off	Omite envíos creados manualmente
Include reverted labels	Off	Factura etiquetas de envío revertidas/canceladas (desactivado por defecto)
Minimum orders per month	0	Umbral antes de que ciertas reglas apliquen

Las facturas utilizan la moneda de visualización de su centro (configurada en ajustes del centro). Las exportaciones PDF y XLSX incluyen el tipo de IVA/impuesto sobre ventas del perfil.

Vea Configuración de perfiles y reglas de facturación para más detalles.

Consejos para un despliegue fluido

Empiece con un perfil — Valide la exportación frente a un cálculo manual antes de desplegar a todos los clientes.
Use nombres de perfil claros — Nombres como Standard EU o Premium + pass-through shipping ayudan a los equipos de finanzas a elegir rápidamente la exportación correcta.
Mantenga las prioridades de reglas intencionadas — Los números de prioridad más bajos se ejecutan primero. Coloque reglas específicas por encima de respaldos generales.
Simule antes de facturar — Use Test profile en el modal de reglas para probar tarifas en un rango de fechas.
Alinee periodos de facturación — La mayoría de centros facturan mensualmente. Haga coincidir el rango de fechas de exportación con el periodo contractual que esperan sus vendedores.