Crear exportaciones de facturas

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Una vez configurados los perfiles y reglas de facturación, puede generar exportaciones de facturas para cualquier vendedor conectado y rango de fechas.

Cada exportación produce una factura PDF y una especificación XLSX que puede enviar a clientes o importar en su sistema contable.

Antes de exportar

Confirme que el periodo de facturación está completo:

Pedidos procesados — La actividad del periodo está en el estado esperado.
Precios de etiquetas importados — Las facturas de transportistas y las cargas de precios T&T están aplicadas.
Recargos validados — Las tarifas post-entrega están aprobadas en Shipping surcharges.
Perfil correcto — El vendedor utiliza el perfil de facturación previsto (o el perfil predeterminado del centro).

Paso 1: Solicitar una nueva factura

Vaya a Administration > Invoicing.
Haga clic en New invoice.

Step 1

Configure la exportación:

Field	Description
Invoicing profile	Plantilla de facturación a utilizar (predeterminado: perfil predeterminado del centro)
Seller	Vendedor conectado a facturar — o seleccione todos los vendedores para un proceso por lotes
Billing period	Fechas de inicio y fin (p. ej. 1–31 de marzo)
Title	Etiqueta opcional mostrada en la exportación (p. ej. Marzo 2026 — Acme Seller BV)

Haga clic en Generate invoice.

ChannelDock pone una tarea en cola. Cada vendedor obtiene su propia fila de exportación; los procesos por lotes comparten un ID de lote en el portal.

Nota: Un centro puede tener como máximo 100 exportaciones pendientes a la vez. Espere a que se vacíe la cola si alcanza el límite.

Paso 2: Supervisar el estado de generación

Abra el historial de exportaciones en la página Invoicing. Timeline es la vista predeterminada; cambie a Table para una lista filtrable con acciones masivas.

Step 2

Timeline de cobertura (vista predeterminada)

La timeline muestra una cuadrícula vendedor × mes de los últimos 12 meses. Cada celda indica si un vendedor conectado ha sido facturado para ese mes calendario.

Cell state	Meaning
Empty (gap)	Ninguna exportación se solapa con ese vendedor y mes — aún no facturado
Filled card	Al menos una exportación cuyo periodo de facturación se solapa con ese mes

Las celdas rellenas están codificadas por color según el estado de la factura (draft, sent, viewed, paid, partially paid, overdue, cancelled, refunded). Un spinner o icono de advertencia indica exportaciones aún processing o failed.

El resumen sobre la cuadrícula informa de los meses faltantes y cuántos vendedores tienen lagunas — por ejemplo 3 missing months / 2 sellers. Cuando todos los vendedores están cubiertos, muestra All connected sellers are covered for the last 12 months.

Desde una tarjeta de la timeline, puede:

Descargar PDF o XLSX directamente
Open in table para ir a la fila de exportación completa
Delete la exportación

Las exportaciones se colocan en la timeline cuando su periodo de facturación se solapa con el mes calendario — los periodos parciales o multi-mes aparecen en cada mes que cubren.

Vista Table

Cambie a Table para filtrar, ordenar, actualizar estados en masa, descargar zip y regenerar.

Generation status	Meaning
Pending	En cola
Processing	Archivos en creación
Done	Listo para descargar
Failed	Consulte el mensaje de error en el portal e inténtelo de nuevo

Invoice status	Meaning
Draft	Aún no enviado al vendedor
Sent	Marcado como enviado (`sent_at` registrado)
Viewed	El vendedor abrió la factura
Paid / Partially paid	Pago registrado
Overdue / Cancelled / Refunded	Estados de workflow

El estado de generación (creación de archivos) y el estado de la factura (workflow de negocio) son independientes — una exportación puede estar Done mientras sigue en Draft.

Paso 3: Descargar y revisar

Cuando el estado de generación es Done:

Format	Use for
PDF	Factura para el cliente
XLSX	Especificación detallada de partidas para finanzas/ERP
HTML	Cuerpo de factura editable — guarde para regenerar el PDF

Las facturas generadas utilizan el tipo de IVA/impuesto sobre ventas del perfil y la moneda de visualización de su centro.

Editar antes de enviar: Abra el editor HTML en el portal, ajuste el texto o el diseño y guarde. ChannelDock sanitiza el HTML y regenera el PDF.

Verifique que los subtotales de pick & pack, almacenamiento, envío, tareas y recargos validados coinciden con sus expectativas.

Resumen del workflow

Create invoice: overview → new invoice modal → export table

Detalles de pago

Configure una vez los datos bancarios de su centro mediante Options > Payment details en la página Invoicing (IBAN, BIC, nombre del beneficiario). Aparecen en las facturas PDF generadas.

Operaciones masivas

En la vista Table, seleccione varias exportaciones para:

Actualizar el estado de la factura en masa (p. ej. marcar como sent o paid)
Download XLSX zip (máx. 100 archivos / 250 MB)
Regenerate o delete exportaciones

Presets de exportación

Guarde combinaciones reutilizables de perfil + rango de fechas relativo + vendedores mediante Options > Manage presets (por ejemplo Last month — all sellers — Standard profile).

Workflow mensual recurrente

Cierre el periodo — importe todos los archivos de recargos de transportistas y precios de etiquetas.
Valide los recargos en Administration > Surcharges.
Solicite exportaciones por vendedor (o procese todos los vendedores por lotes).
Revise la Timeline para meses faltantes antes de enviar.
Revise PDF/XLSX cuando el estado sea Done.
Envíe a los vendedores y actualice el estado de la factura a Sent.
Marque Paid cuando se reciba el pago.

Solución de problemas

Los totales parecen demasiado bajos

Compruebe que las fechas del periodo de facturación incluyen toda la actividad.
Confirme que los precios de etiquetas y recargos validados están en el periodo (validated_at para recargos).
Verifique que se seleccionó el perfil de facturación correcto.

Los totales parecen demasiado altos

Busque reglas superpuestas o configuración de tarifas duplicada en All financials y reglas de facturación.
Revise la prioridad de las reglas — dos reglas pueden aplicarse involuntariamente.

Exportación bloqueada en Processing

Espere unos minutos para vendedores grandes. Si persiste, compruebe el estado Failed y regenere.

El total de simulación difiere de la factura

Test profile (simulación) excluye recargos verificados por diseño. La factura real los incluye cuando la opción del perfil está activada.

La timeline muestra una laguna pero facturé ese mes

Compruebe las fechas del periodo de facturación de la exportación — una factura de marzo con periodo 15 feb–14 mar puede no solaparse con todo marzo en la cuadrícula.
Filtre la vista Table por vendedor y fecha para encontrar la exportación, luego use Open in table desde la tarjeta de la timeline la próxima vez.

Etiquetas revertidas ausentes de la factura

Las etiquetas revertidas/canceladas se excluyen por defecto. Active Include reverted labels en el perfil de facturación si su contrato factura esas etiquetas.