Créer des exports de factures
Last updated
Une fois les profils et règles de facturation configurés, vous pouvez générer des exports de factures pour tout vendeur connecté et toute plage de dates.
Chaque export produit une facture PDF et une spécification XLSX que vous pouvez envoyer aux clients ou importer dans votre système comptable.
Avant d’exporter
Confirmez que la période de facturation est terminée :
- Commandes traitées — L’activité de la période est dans le statut attendu.
- Prix des étiquettes importés — Les factures transporteur et les téléchargements de prix T&T sont appliqués.
- Surcharges validées — Les frais post-livraison sont approuvés dans Shipping surcharges.
- Profil correct — Le vendeur utilise le profil de facturation prévu (ou le profil par défaut du centre).
Étape 1 : Demander une nouvelle facture
- Accédez à Administration > Invoicing.
- Cliquez sur New invoice.
- Configurez l’export :
| Field | Description |
|---|---|
| Invoicing profile | Modèle de facturation à utiliser (par défaut : profil par défaut du centre) |
| Seller | Vendeur connecté à facturer — ou sélectionnez tous les vendeurs pour un traitement par lot |
| Billing period | Dates de début et de fin (ex. 1–31 mars) |
| Title | Libellé optionnel affiché sur l’export (ex. Mars 2026 — Acme Seller BV) |
- Cliquez sur Generate invoice.
ChannelDock met une tâche en file d’attente. Chaque vendeur obtient sa propre ligne d’export ; les traitements par lot partagent un ID de lot dans le portail.
Note : Un centre peut avoir au maximum 100 exports en attente à la fois. Attendez que la file se vide si vous atteignez la limite.
Étape 2 : Surveiller le statut de génération
Ouvrez l’historique des exports sur la page Invoicing. Timeline est la vue par défaut ; passez à Table pour une liste filtrable avec actions groupées.
Timeline de couverture (vue par défaut)
La timeline affiche une grille vendeur × mois pour les 12 derniers mois. Chaque cellule indique si un vendeur connecté a été facturé pour ce mois calendaire.
| Cell state | Meaning |
|---|---|
| Empty (gap) | Aucun export ne chevauche ce vendeur et ce mois — pas encore facturé |
| Filled card | Au moins un export dont la période de facturation chevauche ce mois |
Les cellules remplies sont codées par couleur selon le statut de la facture (draft, sent, viewed, paid, partially paid, overdue, cancelled, refunded). Un spinner ou une icône d’avertissement indique les exports encore processing ou failed.
Le résumé au-dessus de la grille indique les mois manquants et combien de vendeurs ont des lacunes — par exemple 3 missing months / 2 sellers. Lorsque tous les vendeurs sont couverts, il affiche All connected sellers are covered for the last 12 months.
Depuis une carte de la timeline, vous pouvez :
- Télécharger PDF ou XLSX directement
- Open in table pour accéder à la ligne d’export complète
- Delete l’export
Les exports sont placés sur la timeline lorsque leur période de facturation chevauche le mois calendaire — les périodes partielles ou multi-mois apparaissent dans chaque mois qu’elles couvrent.
Vue Table
Passez à Table pour filtrer, trier, mettre à jour les statuts en masse, télécharger des zip et régénérer.
| Generation status | Meaning |
|---|---|
| Pending | En file d’attente |
| Processing | Fichiers en cours de création |
| Done | Prêt à télécharger |
| Failed | Consultez le message d’erreur dans le portail et réessayez |
| Invoice status | Meaning |
|---|---|
| Draft | Pas encore envoyé au vendeur |
| Sent | Marqué comme envoyé (sent_at enregistré) |
| Viewed | Le vendeur a ouvert la facture |
| Paid / Partially paid | Paiement enregistré |
| Overdue / Cancelled / Refunded | États de workflow |
Le statut de génération (création des fichiers) et le statut de la facture (workflow métier) sont indépendants — un export peut être Done tout en restant Draft.
Étape 3 : Télécharger et examiner
Lorsque le statut de génération est Done :
| Format | Use for |
|---|---|
| Facture destinée au client | |
| XLSX | Spécification détaillée des lignes pour finance/ERP |
| HTML | Corps de facture modifiable — enregistrez pour régénérer le PDF |
Les factures générées utilisent le taux de TVA/taxe de vente du profil et la devise d’affichage de votre centre.
Modifier avant envoi : Ouvrez l’éditeur HTML dans le portail, ajustez le texte ou la mise en page et enregistrez. ChannelDock assainit le HTML et régénère le PDF.
Vérifiez que les sous-totaux pour pick & pack, stockage, expédition, tâches et surcharges validées correspondent à vos attentes.
Aperçu du workflow
Détails de paiement
Configurez une fois les coordonnées bancaires de votre centre via Options > Payment details sur la page Invoicing (IBAN, BIC, nom du bénéficiaire). Elles apparaissent sur les factures PDF générées.
Opérations groupées
En vue Table, sélectionnez plusieurs exports pour :
- Mettre à jour le statut de la facture en masse (ex. marquer comme sent ou paid)
- Download XLSX zip (max 100 fichiers / 250 Mo)
- Regenerate ou delete les exports
Préréglages d’export
Enregistrez des combinaisons réutilisables de profil + plage de dates relative + vendeurs via Options > Manage presets (par exemple Last month — all sellers — Standard profile).
Workflow mensuel récurrent
- Clôturez la période — importez tous les fichiers de surcharges transporteur et de prix d’étiquettes.
- Validez les surcharges dans Administration > Surcharges.
- Demandez des exports par vendeur (ou traitez tous les vendeurs par lot).
- Examinez la Timeline pour les mois manquants avant l’envoi.
- Examinez PDF/XLSX lorsque le statut est Done.
- Envoyez aux vendeurs et mettez le statut de la facture à Sent.
- Marquez Paid lorsque le paiement est reçu.
Dépannage
Les totaux semblent trop bas
- Vérifiez que les dates de la période de facturation incluent toute l’activité.
- Confirmez que les prix d’étiquettes et les surcharges validées sont dans la période (
validated_atpour les surcharges). - Vérifiez que le bon profil de facturation a été sélectionné.
Les totaux semblent trop élevés
- Recherchez des règles qui se chevauchent ou une configuration de frais en double dans All financials et les règles de facturation.
- Examinez la priorité des règles — deux règles peuvent s’appliquer involontairement.
Export bloqué sur Processing
- Attendez quelques minutes pour les grands vendeurs. Si cela persiste, vérifiez le statut Failed et régénérez.
Le total de simulation diffère de la facture
- Test profile (simulation) exclut les surcharges vérifiées par conception. La facture réelle les inclut lorsque l’option du profil est activée.
La timeline affiche une lacune alors que j’ai facturé ce mois
- Vérifiez les dates de la période de facturation de l’export — une facture de mars avec période 15 fév–14 mar peut ne pas chevaucher tout mars dans la grille.
- Filtrez la vue Table par vendeur et date pour trouver l’export, puis utilisez Open in table depuis la carte timeline la prochaine fois.
Étiquettes annulées absentes de la facture
- Les étiquettes annulées/revertées sont exclues par défaut. Activez Include reverted labels sur le profil de facturation si votre contrat facture ces étiquettes.
Articles connexes
- Premiers pas avec Smart Invoicing
- Configuration des profils et règles de facturation
- Gestion des surcharges d’expédition
Contactez ChannelDock support si un export ne correspond pas à votre contrat après avoir examiné les règles et les imports de données.
Was this helpful?